EKSA

GARIS PANDUAN EKSA

Garis Panduan EKSA BTPN PERAK ini disediakan untuk memberi panduan kepada warganya dalam
pengurusan persekitaran kerja yang bersih, kemas dan tersusun serta selamat. Melalui EKSA, warga
BTPN PERAK dapat membina disiplin dan etika kerja yang baik bagi menghasilkan prestasi kerja yang
berkualiti. Amalan EKSA juga menggalakan semangat kerja berpasukan, tolong-menolong serta
meningkatkan kualiti dan produktiviti penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan. Sehubungan
itu, amalan EKSA dapat meningkatkan imej korporat BTPN PERAK. Oleh itu, diharapkan panduan ini
akan dapat membantu warga BTPN PERAK melaksanakan pengurusan persekitaran yang berkualiti
melalui EKSA dan membudayakannya secara berterusan sehingga menjadi satu amalan. Buku panduan
ini akan sentiasa dikemaskini mengikut keperluan semasa pelaksanaan amalan EKSA jabatan. Panduan
ini boleh diakses secara maya melalui laman sesawang http://btpnperak.moe.gov.my/v5/ sebagai
usaha BTPN PERAK untuk menyokong langkah-langkah penjimatan dan amalan Go Green.

1. SUDUT EKSA

a) Sudut EKSA setiap zon perlu mengandungi perkara-perkara berikut:

1. Nama Zon
2. Polisi, Objektif, Visi & Misi EKSA
3. Carta Perbatuan (catatan: peringkat zon sahaja)
4. Pelan Lantai (catatan: peringkat zon sahaja)
5. Carta Jawatankuasa Induk (catatan: peringkat JK Induk sahaja)
6. Carta Jawatankuasa Zon (catatan: peringkat zon sahaja)
7. Rekod aktiviti (catatan: Pamerkan gambar sebelum dan selepas pelaksanaan sesuatu aktiviti EKSA di zon tersebut serta lengkap bertarikh).
8. Logo EKSA KPM
9. Slogan EKSA KPM
10. Informasi berkaitan EKSA (catatan: untuk tujuan promosi. Informasi yang dipamer melibatkan makluman / gambar bagi aktiviti seperti gotong-royong, anugerah / penghargaan dan slot Buletin EKSA).
11. Kaedah penyaluran penyampaian adalah secara fizikal dengan menggunakan ruang pejabat (seperti dinding / papan kenyataan) atau secara maya.
12. Tarikh kemaskini Sudut EKSA perlu dipamerkan.

4. BILIK MESYUARAT / SEMINAR

1. Bilik Mesyuarat / Bilik Perbincangan berada dalam keadaan berikut:
a) Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran.
b) Kerusi dan meja tersusun kemas dan teratur.
c) Peralatan / kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan
dengan baik.
d) Peralatan / kemudahan sentiasa bersih, tidak berhabuk dan disusun kemas ketika
tidak digunakan.
e) Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan.
2. Maklumat berkaitan mesyuarat dipamerkan di pintu masuk bilik mesyuarat. Contoh:
Penggunaan papan tanda (slot in board).
3. Hiasan berbentuk korporat bertujuan menaikkan suasana bilik boleh disediakan.
4. White board (papan putih) hendaklah dibersihkan sebaik sahaja selepas sesuatu
mesyuarat / seminar selesai dijalankan.
5. Pemadam white board dan marker pen diletakkan di tempat yang disediakan.
6. Jam dinding yang digunakan menepati waktu SIRIM Malaysia dan diletak di tempat
yang sesuai.
7. Barang-barang elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon dan power supply ditutup
sebelum meninggalkan bilik mesyuarat.
8. Hidangan makanan berat (contoh: makanan berkuah) di bilik mesyuarat / bilik
bincang sebolehnya, hendaklah dielakkan.
9. Pelan kebakaran dipamerkan dengan jelas.
10. Alat pemadam api mencukupi dan mudah dicapai.
11. Etika penggunaan bilik mesyuarat perlu disediakan dan diletakkan di lokasi yang
bersesuaian.
12. Nama dan nombor untuk dihubungi bagi Pegawai bertanggungjawab (Person
Incharge / PIC) dipamerkan di sudut yang yang sesuai dan jelas dilihat.
13. Poster / notis Go Green dipamerkan.
14. Notis penjimatan elektrik / air dipamerkan di sudut yang sesuai
15. Pelan suis disediakan berhampiran suis dan dilabelkan.

7. RUMAH WARDEN ASRAMA

1. Persekitaran luar rumah adalah bersih dan tidak semak.

10. PARKIR

1. Papan Tanda Parkir / Papan Tanda Arah / Petunjuk adalah diletakkan di tempat yang
sesuai dan mudah dilihat.
2. Petak parkir jelas kelihatan.
3. Tempat parkir adalah selamat dan bersih.
4. Kenderaan diparkir secara mengundur dan ditempat yang telah dikhaskan kecuali
bagi petak parkir B dan C.
5. Hanya kenderaan Orang Kurang Upaya (OKU) dibenarkan diletakkan di Petak Parkir
OKU.
6. Tiada kenderaan dibenarkan parkir di tempat menaik dan menurunkan penumpang.
7. Kenderaan Tetamu VIP perlu diparkir di petak yang disediakan.
8. Notis ‘KESELAMATAN KENDERAAN ADALAH TANGGUNGJAWAB SENDIRI’.
9. Pelawat dikehendaki meletakkan kenderaan di tempat yang disediakan.

13. TANDAS

13. TANDAS
1. Peralatan / kemudahan yang disediakan berkeadaan baik, bersih dan sedia
digunakan.
2. Nama dan nombor untuk dihubungi bagi Pegawai bertanggungjawab (Person
Incharge / PIC) dipamerkan di sudut yang yang sesuai dan jelas dilihat.
3. Paip air dan sinki boleh digunakan. Sinki berkeadaan bersih setiap masa.
4. Lantai sentiasa kering dan bersih.
5. Notis penjimatan elektrik, air dan Go Green dipamerkan di sudut yang sesuai
6. Bakul sampah disediakan dan diletakkan di tempat yang sesuai.

16. PONDOK PENGAWAL

1. Persekitaran luar bilik adalah bersih dan tidak semak.
2. Notis penjimatan elektrik dipamerkan di sudut yang sesuai
3. Pelan suis disediakan berhampiran suis dan dilabelkan.
4. Perabot dan peralatan disusun dengan kemas dan bersih.
5. Papan tanda SILA LAPOR DIRI DI PONDOK PENGAWAL dipamerkan.
6. Kotak kunci dilabel dengan kod yang bersesuaian.
7. Tetamu tidak dibenarkan memasuki bilik pengawal.
8. Jam dinding yang digunakan menepati waktu SIRIM Malaysia dan diletak di tempat
yang sesuai (sekiranya ada).
9. Tandas adalah bersih.

2. KAUNTER

1. Persekitaran kaunter sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih dan disusun supaya kelihatan kemas.
2. Kaunter utama mempunyai sistem maklumbalas pelanggan, direktori pelanggan, borang/brosur berkaitan dan bahan bacaan untuk pelanggan.
3. Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat.
4. Peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan perlu sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat.
5. Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: carta organisasi, piagam pelanggan, pemberitahuan atau arahan yang perlu disampaikan kepada pelanggan).
6. Sofa atau kerusi yang disediakan di ruang menunggu adalah tersusun dan bersih.
7. Tong sampah disediakan, lantai selamat dan tidak licin, tiada kekotoran atau sampah-sarap serta lantai tidak berlubang / pecah atau rosak.
8. Pelan kebakaran dipamerkan dengan jelas.
9. Pencahayaan adalah mencukupi.
10. Ruang menunggu perlu mempamerkan suasana / imej korporat.
11. Nama dan nombor untuk dihubungi bagi Pegawai bertanggungjawab (Person Incharge / PIC) dipamerkan di sudut yang yang sesuai dan jelas dilihat.
12. Notis penjimatan elektrik / air dipamerkan di sudut yang sesuai
13. Pelan suis disediakan berhampiran suis dan dilabelkan.

5. ASRAMA

1. Kemudahan tanda arah / maklumat keterangan dan petunjuk disediakan dan mudah
dilihat.
2. Pelan kebakaran dipamerkan dengan jelas.
3. Alat pemadam api mencukupi dan mudah dicapai.
4. Etika penggunaan perlu disediakan dan diletakkan di lokasi yang bersesuaian.
5. Nama dan nombor untuk dihubungi bagi Pegawai bertanggungjawab (Person
Incharge / PIC) dipamerkan di sudut yang yang sesuai dan jelas dilihat.
6. Poster / notis Go Green dipamerkan di sudut yang sesuai.
7. Notis penjimatan elektrik dan air dipamerkan di sudut yang sesuai.
8. Pelan suis disediakan berhampiran suis dan dilabelkan.
9. Persekitaran luar dan dalam adalah bersih dan kemas.

8. BILIK PEMANDU

1. Persekitaran luar bilik adalah bersih dan tidak semak.
2. Notis penjimatan elektrik dipamerkan di sudut yang sesuai
3. Pelan suis disediakan berhampiran suis dan dilabelkan.
4. Perabot dan peralatan disusun dengan kemas dan bersih.
5. Jam dinding yang digunakan menepati waktu SIRIM Malaysia dan diletak di tempat
yang sesuai (sekiranya ada).

11. FOYER

1. Peralatan/kemudahan yang disediakan berkeadaan baik, bersih dan sedia
digunakan.
2. Nama dan nombor untuk dihubungi bagi Pegawai bertanggungjawab (Person
Incharge / PIC) dipamerkan di sudut yang yang sesuai dan jelas dilihat.
3. Maklumat pada Papan Maklumat sentiasa dikemaskini.

14. STOR (jika berkenaan)

1. Nama dan nombor untuk dihubungi bagi Pegawai bertanggungjawab (Person
Incharge / PIC) dipamerkan di sudut yang yang sesuai dan jelas dilihat.
2. Merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan Bil.5 Tahun 2009:
i. Pintu stor hendaklah mempunyai perkara-perkara seperti berikut :
ii. Pelan lantai stor yang mudah dilihat dengan jelas dan difahami
iii.Borang permohonan stok
iv. Tanda amaran DILARANG MASUK dipamerkan dengan jelas
3. Stor sentiasa dalam keadaan bersih, tidak berdebu dan tersusun kemas.
4. Terdapat tanda / label /abjad bersesuaian bagi tiap-tiap bahan / komponen
barangan (mengikut Tatacara Pengurusan Stor).
5. Sistem rekod inventori disediakan adalah jelas dan teratur untuk memudahkan
barang tersebut diambil / dicapai / dicari.
6. Tidak terdapat sampah/sisa/bahan yang tidak diperlukan, berada di dalam stor.
7. Peralatan sokongan pengurusan stor dalam keadaan baik dan berfungsi (contoh:
tangga dan troli).
8. Daya kreativiti boleh digunakan (tertakluk kepada peraturan dan garis panduan)
dalam pengurusan, penjagaan dan penyelenggaraan stor tetapi mengekalkan
unsur korporat.
9. Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta
mudah dilihat oleh orang ramai.
10. Etika penggunaan dan peraturan pengambilan barang dari stor perlu ada, dipatuhi
dan dipaparkan kepada warga kerja.
11. Barang-barang disusun dengan teratur supaya tidak menghalang kerja-kerja
pemunggahan dan laluan kakitangan stor.
12. Barang-barang disusun mengikut pengeluaran secara Luput Dulu Keluar Dulu / First
Expiry First Out (LDKD/FEFO) bagi barang yang mempunyai tarikh luput. Manakala
bagi barang yang tiada tarikh luput atau barang-barang dengan tarikh luput yang
sama aturan Masuk Dulu Keluar Dulu/First In First Out (MDKD/FIFO) digunakan.
13. Penggunaan ruang stor hendaklah mengikut jenis dan ruang yang ada.
14. Setiap kumpulan barang ditanda menggunakan abjad-abjad atau nombor atau
kedua-duanya sekali.
15. Setiap para melintang diberikan satu huruf dan setiap jalur kotak diberikan satu
nombor (contoh: botol liquid paper terletak di Seksyen B, rak Nombor 2, para B dan
kotak nombor 2. Oleh itu, lokasi botol liquid paper ialah di B-2B2).
16. Stok yang asalnya berada di dalam bekas, kotak, tin, peti dan sebagainya
hendaklah kekal penyimpanannya dan hendaklah dilabel untuk mudah dilihat.
17. Setiap bekas hendaklah mengandungi satu jenis stok barang yang sama.
18. Bagi barang-barang yang tercerai hendaklah diletakkan di dalam bekas yang
berukuran bersesuaian dan tidak boleh dibungkus tetapi hendaklah disusun dengan
kemas.
19. Pastikan bahan-bahan yang rosak tidak bercampur dengan bahan yang masih
boleh digunakan.
20. Barang-barang berharga dan menarik hendaklah disimpan di tempat yang selamat
(berkunci) dan dikawal oleh pegawai yang bertanggungjawab.
21. Pengeluaran barang dibuat sendiri oleh pegawai-pegawai yang diberi kuasa
(pemesan / pegawai stor) dengan menggunakan Borang Kew.PS-10 (stor utama)
atau Kew.PS-11 (Stor Unit / Bahagian).
22. Kad petak (bin card) mestilah berada bersama-sama dengan barang.
23. Penanda aras minima disediakan bagi semua barang di dalam stor.
24. Alat pemadam api mencukupi dan mudah dicapai.
25. Pelan kebakaran dipamerkan dengan jelas.
26. Pencahayaan adalah mencukupi.
27. Ekzos fan/blower berfungsi dengan baik.
28. Sinki berkeadaan bersih setiap masa.
29. Tanda amaran seperti DILARANG MEROKOK dan MUDAH TERBAKAR dipamerkan
dengan jelas.

17. MAKMAL KOMPUTER

1. Komputer dilabel dan Pelan lantai dipaparkan dengan jelas dan mudah difahami.
2. Persekitaran makmal bersih, kemas dan selamat.
3. Semua peralatan ICT berada dalam keadaan baik, tersusun dan boleh digunakan.
4. Tatacara penggunaan peralatan dipaparkan.
5. Pelan kecemasan disediakan.
6. Etika penggunaan komputer disediakan.
7. Go Green dipamerkan.

19. PADANG DAN GELANGGANG

1. Kawasan padang bersih dan rumput tidak panjang.
2. Gelanggang adalah bersih dan selamat untuk digunakan.

3. RUANG KERJA/BILIK PEGAWAI

1. Dinding / Partition bersih dari kekotoran dan dalam keadaan baik.
2. Hiasan yang disediakan adalah bersesuaian dan mempamerkan imej korporat.
3. Tanda nama dan jawatan perlu dipamerkan di ruang tempat kerja
4. Segala dokumen yang dipamerkan hendaklah tersusun kemas dan teratur.
5. Satu sudut mini di partition atau bilik pegawai dibenarkan untuk hiasan peribadi.
6. Ruangan pantri di partition atau bilik pegawai tidak dibenarkan.
7. Status pergerakan pegawai dipamerkan di hadapan partition / hadapan bilik
pegawai.
8. Senarai aset alih kerajaan (Kew-PA 7) dipaparkan di partition / bilik pegawai.

6. PUSAT SUMBER / PERPUSTAKAAN

1. Perpustakaan / Pusat Sumber sentiasa berkeadaan bersih dan kemas.
2. Buku disusun dengan teratur dan mudah untuk dicapai / dicari seperti susunan rak /
tanda arah / label / abjad.
3. Peralatan / kemudahan yang disediakan berkeadaan baik, bersih dan sedia
digunakan.
4. Jam dinding yang digunakan menepati waktu SIRIM Malaysia dan diletak di tempat
yang sesuai.
5. Kemudahan tanda arah / maklumat keterangan dan petunjuk disediakan dan mudah
dilihat.
6. Pelan kebakaran dipamerkan dengan jelas.
7. Alat pemadam api mencukupi dan mudah dicapai.
8. Etika penggunaan perlu disediakan dan diletakkan di lokasi yang bersesuaian.
9. Nama dan nombor untuk dihubungi bagi Pegawai bertanggungjawab (Person
Incharge / PIC) dipamerkan di sudut yang yang sesuai dan jelas dilihat.
10. Poster / notis Go Green dipamerkan.
11. Notis penjimatan elektrik dipamerkan di sudut yang sesuai
12. Pelan suis disediakan berhampiran suis dan dilabelkan.

9. KAFETERIA / DEWAN MAKAN

1. Persekitaran luar dan dalam kafeteria / dewan makan adalah bersih.
2. Notis penjimatan elektrik dan air dipamerkan di sudut yang sesuai
3. Pelan suis disediakan berhampiran suis dan dilabelkan.
4. Paip air dan sinki boleh digunakan. Sinki berkeadaan bersih setiap masa.
5. Perabot dan peralatan disusun dengan kemas serta bersih.
6. Kaunter jualan adalah bersih serta kemas.
7. Ruang masakan dan penyediaan makanan bersih serta kemas.
8. Nama dan nombor untuk dihubungi bagi Pegawai bertanggungjawab (Person Incharge / PIC) dipamerkan di sudut yang yang      sesuai dan jelas dilihat.
9. Alat pemadam api mencukupi dan mudah dicapai.
10. Pelan kebakaran dipamerkan dengan jelas.
11. Jam dinding yang digunakan menepati waktu SIRIM Malaysia dan diletak di tempat yang sesuai (sekiranya ada).

12. PANTRY

1. Nama dan nombor untuk dihubungi bagi Pegawai bertanggungjawab (Person Incharge / PIC) dipamerkan di sudut yang yang        sesuai dan jelas dilihat.
2. Paip air dan sinki boleh digunakan. Sinki berkeadaan bersih setiap masa.
3. Perabot dan peralatan, disusun dengan kemas dan bersih.
4. Kabinet peralatan dilabel mengikut bahan bagi memudahkan pencarian.
5. Lantai sentiasa kering dan bersih.
6. Tiada sisa makanan ditinggalkan selepas waktu pejabat bagi mengelakkan kehadiran
tikus dan lipas.
7. Susun atur di dalam peti sejuk adalah sentiasa kemas dan bersih.
8. Semua kemudahan peralatan elektrik adalah bersih dan boleh digunakan.
9. Notis penjimatan elektrik dan air dipamerkan di sudut yang sesuai.

15. SURAU

1. Semua peralatan/kemudahan (contoh: kemudahan tempat berwuduk) perlu
berada dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik.
2. Lantai tidak berdebu, tidak basah dan sentiasa bersih untuk keselesaan ramai.
3. Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah disusun, dilipat atau digantung
dengan kemas.
4. Pintu masuk hendaklah dilabelkan dengan perkataan Surau/Bilik Solat.
5. Almari/kabinet/rak/penyidai adalah dibenarkan mengikut keperluan.
6. Buku-buku bacaan agama hendaklah disusun kemas di dalam almari / kabinet / rak
yang disediakan.
7. Penanda arah kiblat hendaklah ditandakan di siling surau / bilik solat dengan jelas.
8. Selipar / kasut hendaklah tersusun rapi.
9. Jadual waktu solat dipamerkan di ruang yang disediakan.
10. Cermin muka disediakan untuk kemudahan orang ramai.
11. Nama dan nombor untuk dihubungi bagi Pegawai bertanggungjawab (Person
Incharge / PIC) dipamerkan di sudut yang yang sesuai dan jelas dilihat.
12. Jam dinding disediakan mengikut wakti SIRIM Malaysia untuk panduan.
13. Sekiranya ada kemudahan/peralatan di dalam surau / bilik solat, sistem inventori dan
penyelenggaraan perlu dibuat.
14. Notis penjimatan elektrik dan air dipamerkan di sudut yang sesuai
15. Pelan suis disediakan berhampiran suis dan dilabelkan.
16. Paip air berkeadaan boleh digunakan untuk berwudhuk. Air boleh boleh disalir keluar
dan tidak bertakung.
17. Pelan kebakaran dipamerkan dengan jelas.

18. RUANG KERJA TERPERINGKAT

(Ruang kerja terperingkat ini merangkumi Bilik Server dan Bilik Fail)/(Kawasan Kerja Larangan).
1. Kawasan bilik ini perlu sentiasa kemas, tersusun, bersih, tidak berdebu dan selesa.
2. Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat perlu diamalkan dengan memenuhi ciriciri
keselamatan pengguna (tatacara yang ditetapkan dalam peraturan
keselamatan).
3. Nama pegawai dan nombor

20. UMUM

20.1 KOMPUTER
1. Komputer serta peralatan IT yang berkaitan hendaklah sentiasa tidak berhabuk dan
sedia untuk diguna.
2. Komputer disusun mengikut kesesuaian pegawai dan mematuhi ciri-ciri
keselamatan. Contohnya, skrin monitor tidak dapat dilihat secara terus atau
membelakangkan pintu masuk.
3. Pastikan komputer ditutup sebelum pulang (shut down).
4. Printer dan scanner haruslah tidak berhabuk dan boleh digunakan.
5. Wallpaper yang digunakan mengandungi polisi dan objektif EKSA BTPN Perak.
Jumlah fail/icon tidak lebih dari 10 pada desktop.
6. Screensaver memaparkan Logo EKSA BTPN Perak. Screensaver aktif selepas 5 minit
komputer tidak digunakan.
20.2 SILING
1. Siling berada dalam keadaan yang bersih dan baik.
2. Label dan penunjuk arah yang bersesuaian disediakan.
3. Sekiranya berlaku kerosakan, inisiatif/tindakan proaktif untuk pembaikan segera
perlu diambil.
20.3 Dinding/Partition Pegawai/Bilik Pegawai/Bilik Khas
1. Dinding bersih dari kekotoran dan dalam keadaan baik.
2. Hiasan yang disediakan adalah bersesuaian dan mempamerkan imej korporat.
4. Tanda nama dan jawatan perlu dipamerkan di ruang tempat kerja masing-masing
termasuk bilik pegawai.
5. Segala dokumen yang dipamerkan hendaklah tersusun kemas dan teratur.
6. Satu sudut mini di partition atau bilik pegawai dibenarkan untuk hiasan peribadi.
7. Ruangan pantri di partition atau bilik pegawai tidak dibenarkan.
8. Status pergerakan pegawai (sekiranya perlu) dipamerkan di hadapan di partition
atau bilik pegawai.
9. Senarai aset alih kerajaan (Kew-PA 7) dipaparkan di partition/bilik pegawai/bilik
khas.
20.4 PAPAN TANDA JABATAN/PAPAN TANDA ARAH/PETUNJUK/ LABEL PEGAWAI
BERTANGGUNGJAWAB
1. Diletakkan di lokasi penting seperti bilik admin, bilik ketua jabatan, tandas, pintu
keluar dan bilik mesyuarat.
2. Berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih.
3. Saiz yang sesuai dan senang difahami.
4. Mudah dilihat dan kedudukannya strategik.
5. Berkonsepkan imej korporat Jabatan.
20.5 MEDIA/BAHAN PAMERAN
1. Bahan media atau bahan pameran yang dipamerkan di papan notis atau papan
kenyataan di seluruh unit berada dalam keadaan baik, tidak berdebu, bersih dan
perlu sentiasa dikemaskini mengikut keadaan semasa.
2. Bahan media/bahan pameran berimej korporat, kemas dan teratur.
3. Penghasilan bahan pameran yang kreatif adalah digalakkan supaya dapat
menarik perhatian pelanggan.
20.6 KAWASAN PERSEKITARAN
1. Lampu jalan berfungsi dan berkeadaan baik.
2. Jalan di kawasan persekitaran pejabat berkeadaan baik dan tidak
berlubang/rosak.
3. Tanaman/pokok dijaga rapi dan tiada pokok rosak/mati di sekitar kawasan.
4. Tong/bakul sampah yang disediakan bersesuaian dan mencukupi.
5. Kawasan/tong pengumpulan sampah diuruskan dengan baik.
6. Pili bomba tidak dihalang dan dalam keadaan baik.